Politique de protection des données
Version actuelle : 6 décembre 2024
Cette Politique de confidentialité (la « Politique ») énonce les pratiques de Divertissements Reflector Ltée. en matière de collecte, d’utilisation et de communication de vos renseignements personnels par des moyens technologiques et s’applique aux situations énoncées à l’article 2. Pour faciliter la lecture, nous nous désignons sous le nom de « Reflector » ou simplement « nous ».
Au sens de la présente Politique, un renseignement personnel est tout renseignement permettant d’identifier une personne physique, directement ou indirectement.
En acceptant notre Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de consulter celle-ci, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à notre Politique.
1. Comment joindre notre Responsable de la Protection des Renseignements Personnels?
Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels :
Par courriel:
À l’attention Marc-Antoine Dumais, Chef finances, en sa capacité de responsable de la protection des renseignements personnels de Reflector: [email protected]
2. Comment utilisons-nous vos renseignements personnels ?
La manière dont nous traiterons vos renseignements personnels dépendra de la nature de votre interaction avec nous. Vous trouverez ci-dessous une description de la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, étant entendu que nous pouvons également traiter vos renseignements personnels comme le prévoient les lois applicables en matière de protection de la vie privée ou autrement avec votre consentement.
Dans le cadre de nos activités, nous traitons vos renseignements personnels par moyen technologique de la manière prévue aux articles:
2.1 – Lorsque vous communiquez avec notre équipe via notre site Internet ou par courriel;
2.2 – Lorsque vous nous faites parvenir votre candidature; possible de postuler;
2.3 – Lorsque vous vous connectez à notre réseau wifi;
2.4 – Lorsque nos employés utilisent l’application Robin afin d’assurer la gestion de nos espaces de bureaux;
2.5 – Lorsque vous choisissez de nous donner la permission d’accéder à vos renseignements depuis des sites Web tiers.
Lorsque vous naviguez sur notre site Internet, nous vous référons à la section de notre site Internet qui traite de notre utilisation des cookies. En effet, l’utilisation de cookies peut impliquer le traitement de vos renseignements personnels.
2.1 Lorsque vous communiquez avec notre équipe via notre site Internet ou par courriel
Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?
Nous recueillons vos renseignements personnels directement de vous lorsque vous remplissez le formulaire « Contactez-nous » sur notre site Internet ou lorsque vous nous envoyez un courriel.
Quelles sont les catégories de renseignements personnels recueillis et à quelles fins les utilisons-nous?
| Catégorie des renseignements | Utilisation |
|---|---|
| Renseignements d’identification : Nom, prénom, adresse courriel si vous utilisez vos coordonnées personnelles. | Confirmer votre identité et permettre au personnel concerné de Reflector de communiquer avec vous. |
| Contenu du message (si des renseignements personnels sont fournis). | Identifier vos besoins afin de répondre à votre demande. |
Renseignements professionnels : Nous vous demandons, dans la mesure du possible, d’éviter de nous transmettre vos renseignements personnels. Veuillez plutôt nous transmettre votre adresse courriel.
Important : Nous vous demandons de ne pas inclure de renseignements personnels non nécessaires au contenu du message.
Qui a accès aux renseignements personnels ?
Le personnel de Reflector, dont la fonction le requiert, aura accès, en tout ou en partie, à vos renseignements personnels.
Nous faisons appel à des prestataires de services qui fournissent des logiciels et des services infonuagiques pour recueillir, conserver et traiter vos renseignements personnels en notre nom.
Vos renseignements personnels peuvent être partagés avec les entreprises du groupe Bandai Namco, y compris ses filiales, sa maison-mère ou ses entités internationales. Cela nous permet de mieux comprendre qui sont nos consommateurs à l’échelle mondiale, d’améliorer nos produits à partir de tendances, de besoins et d’intérêts mondiaux, et d’assurer la promotion commerciale de nos produits à l’aide de supports locaux adaptés qui correspondent à la réalité de la zone géographique concernée.
Vos renseignements personnels peuvent être partagés avec des tierces parties qui s’associent avec nous pour la promotion de nos produits, la présentation de nos événements ou pour toute autre activité, telle que des concours, des jeux, des tirages ou d’autres promotions. Nous recueillons des informations publicitaires et analytiques auprès de tierces parties pour soutenir nos initiatives commerciales, améliorer nos services et produits, et pour une meilleure gestion de nos campagnes publicitaires (incluant par l’affichage de publicités plus personnalisées et l’évaluation de leur efficacité).
2.2 Lorsque vous nous faites parvenir votre candidature
Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?
Nous collectons vos renseignements personnels directement auprès de vous lorsque vous nous faites parvenir votre candidature en remplissant le formulaire sur notre site Internet, en nous envoyant votre candidature par courriel, en postulant via notre LinkedIn ou via Indeed.
Si votre candidature est soumise par le biais d’une firme de recrutement/agence de placement, nous recueillerons vos renseignements personnels auprès de cette firme ou agence.
Nous pourrions aussi recueillir vos renseignements personnels lorsque vous êtes recommandés.
Quelles sont les catégories de renseignements personnels recueillis et à quelles fins les utilisons-nous ?
| Catégorie de renseignements | Utilisation |
|---|---|
| Renseignements d’identification : Prénom, nom, courriel, numéro de téléphone. | Pour communiquer avec vous, pour évaluer votre candidature pour l’emploi ou encore pour nous permettre de gérer tout suivi en lien avec cette candidature. |
| CV et tout autre document pertinent (lettre de motivation, message de présentation, etc.). | Pour communiquer avec vous, pour évaluer votre candidature pour l’emploi ou encore pour nous permettre de gérer tout suivi en lien avec cette candidature. |
Qui aura accès à vos renseignements personnels ?
Nous restreignons les accès à vos renseignements personnels aux employés de Reflector qui ont besoin d’un tel accès dans le cadre du processus de recrutement (ressources humaines, membres internes de l’équipe reliés au poste à combler, soutien technique et administratif).
Nous faisons appel à des prestataires de services qui fournissent des logiciels et des services infonuagiques pour recueillir, conserver et traiter vos renseignements personnels en notre nom.
Vos renseignements personnels peuvent être partagés avec les entreprises du groupe Bandai Namco, y compris ses filiales, sa maison-mère ou ses entités internationales. Cela nous permet de mieux comprendre qui sont nos consommateurs à l’échelle mondiale, d’améliorer nos produits à partir de tendances, de besoins et d’intérêts mondiaux, et d’assurer la promotion commerciale de nos produits à l’aide de supports locaux adaptés qui correspondent à la réalité de la zone géographique concernée.
Pour certains postes, il est possible que nous partagions vos renseignements personnels avec un prestataire de services de vérification d’antécédents judiciaires.
2.3 Lorsque vous vous connectez à notre réseau WIFI
Comment recueillons-nous vos renseignements personnels ?
Nous collectons vos renseignements personnels de connexion lorsque vous vous connectez et utilisez notre réseau WIFI.
Quelles sont les catégories de renseignements personnels recueillis et à quelles fins les utilisons-nous ?
| Catégorie de renseignements | Utilisation |
|---|---|
| Renseignements de connexion : Temps de connexion, adresse IP et historique des connexions. |
Permettre de vous connecter à notre réseau Internet. Surveiller l’activité du réseau afin de prévenir les attaques. Optimiser les performances du réseau. Résoudre les problèmes en cas de problème de connexion. |
Qui aura accès à vos renseignements personnels ?
Nous restreignons les accès à vos renseignements personnels aux employés de Reflector qui ont besoin d’un tel accès dans le cadre de leurs tâches.
Nous faisons appel à des prestataires de services qui fournissent des logiciels et des services infonuagiques pour recueillir, conserver et traiter vos renseignements personnels en notre nom.
2.4 Lorsque nos employés utilisent notre application de gestion des espaces de bureau
Comment recueillons-nous vos renseignements personnels ?
Nous collectons les renseignements personnels de nos employés directement auprès d’eux lorsqu’ils utilisent notre application de gestion de nos espaces de bureaux.
Quelles sont les catégories de renseignements personnels recueillis et à quelles fins les utilisons-nous ?
| Catégorie de renseignements | Utilisation |
|---|---|
| Information de connexion : Adresse IP, localisation, numéro de téléphone cellulaire. | Établir à partir de quel endroit travaillent les employés. |
Qui aura accès à vos renseignements personnels ?
Nous restreignons les accès à ces renseignements personnels aux employés de Reflector qui ont besoin d’un tel accès dans le cadre de leurs tâches.
Notre application de gestion des espaces de bureau.
3. Mineurs
Nous ne recueillons pas volontairement les renseignements personnels des personnes âgées de moins de 18 ans. Si vous êtes âgé de moins de 18 ans, vous ne pouvez pas nous fournir de renseignements personnels sans le consentement exprès d’un parent ou du détenteur de l’autorité parentale. À cet effet, si vous avez moins de 18 ans, vous déclarez que vous disposez de l’autorisation d’un parent ou de votre tuteur légal pour utiliser naviguer sur le Site Internet. Demandez-leur de lire la présente Politique avec vous. Si vous êtes le parent ou le tuteur légal d’un utilisateur de moins de 18 ans, en autorisant votre enfant à utiliser notre site Internet vous vous soumettez aux conditions de la présente Politique et assumez la responsabilité de l’activité de votre enfant sur notre Site Internet. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous savez que vos enfants nous ont fourni des renseignements personnels sans votre consentement, veuillez nous contacter. Si nous découvrons que nous avons recueilli des renseignements personnels d’une personne de moins de 18 ans sans avoir obtenu le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur, nous prendrons les mesures nécessaires pour supprimer ces renseignements de nos systèmes.
4. Quelles sont les technologies d’identification, de profilage, ou localisation que nous utilisons ?
Dans le cadre de votre navigation sur notre site Web, nous recueillons des cookies. Vous pouvez activer ces technologies en acceptant les témoins de connexion identifiés comme servant à l’identification, le profilage ou la localisation sur la banderole de cookies de notre site Web. Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter notre politique sur les témoins de connexion ici.
Nous recueillons également votre localisation lorsque vous vous connectez à notre WIFI ou sur notre VPN. Vous pouvez activer ces technologies en acceptant de vous connecter au WIFI ou à notre VPN.
5. Pendant combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels ?
Nous conserverons vos renseignements personnels tant que les finalités pour lesquelles ils ont été recueillis n’ont pas été accomplies et en conformité avec nos politiques et processus internes à cet effet. Toutefois, il est possible que nous puissions conserver vos renseignements personnels pour une période plus longue lorsque requis pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires en matière de rétention ou conservation de l’information ou de dossiers.
Pour en savoir plus sur la durée pendant laquelle nous conservons les renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent à l’article 1 de cette Politique.
6. Où conservons-nous les renseignements personnels et sont-ils transférés à l’extérieur du Québec ?
Vos renseignements personnels sont détenus de façon virtuelle sur plusieurs serveurs et plates-formes, soit, notamment, sur les serveurs de Reflector, sur des plates-formes de fournisseurs de services infonuagiques que nous utilisons ou encore sur les serveurs des tiers avec qui nous faisons affaire. Dans le cadre de l’utilisation de ces plates-formes, il est probable que vos renseignements personnels soient transférés et hébergés à l’extérieur du Québec par ces fournisseurs, notamment dans le reste du Canada, aux États-Unis et en Europe.
Lorsque nous considérons que la communication de vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec est nécessaire pour soutenir nos opérations, nous évaluons si vos renseignements personnels bénéficient d’une protection adéquate en cas de communication. Nous ne communiquerons vos renseignements personnels que si nous estimons qu’ils bénéficient d’une protection adéquate. La communication sera également régie par une entente contractuelle appropriée.
7. Mesures de protection
Nous déployons des mesures de sécurité adéquates pour protéger vos renseignements personnels. Plus particulièrement, nous avons mis en place des mesures de protection physiques, techniques, et administratives appropriées afin d’assurer la protection des renseignements personnels.
Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées figurant à l’article 1 de cette Politique.
8. Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels ?
La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Plus particulièrement, vous disposez des droits suivants :
8.1 Accès à vos renseignements personnels
Vous pouvez nous demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, si oui, vous pouvez demander d’avoir accès à ces renseignements personnels.
8.2 Rectification
Vous pouvez nous demander de rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons à votre sujet.
8.3 Retrait du consentement
Dans certains cas, vous pouvez retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Vous comprenez toutefois que dans un tel cas, vous risquez de ne plus pouvoir bénéficier de nos produits et services. Si le retrait de votre consentement mène inévitablement à une rupture de contrat, vous comprenez que des conséquences contractuelles pourraient s’appliquer.
8.4 Portabilité
Vous pouvez nous demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
9. Comment pouvez-vous exercer vos droits ?
Pour exercer l’un ou l’autre de vos droits ci-dessus, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées figurant à l’article 1 de cette Politique.
10. Comment formuler une plainte concernant notre traitement de vos renseignements personnels ?
Reflector prend très au sérieux les demandes, les plaintes et les commentaires sur la façon dont nous traitons vos renseignements personnels. Nous vous invitons à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour soumettre des plaintes ou des commentaires quant à nos pratiques en matière de protection de vos renseignements personnels.
Votre plainte sera examinée par notre responsable de la protection des renseignements personnels, qui déterminera si le traitement de vos renseignements personnels est conforme à notre programme de protection des renseignements personnels, ainsi qu’à toute loi applicable.
Vous pouvez également déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec en utilisant le formulaire disponible sur le site Web de la Commission. Toutefois, nous vous invitons à communiquer d’abord avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.
11. Sites Web ou services externes
Cette Politique ne s’applique pas aux sites Web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il est possible d’accéder par le biais de nos produits et services, notamment, mais sans s’y limiter, par le biais de nos sites Web et de notre portail finance, et nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels services tiers. Si vous suivez de tels liens, ces sites Web ou services tiers auront probablement leurs propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre vos renseignements personnels.
12. Comment mettons-nous à jour la présente Politique ?
Nous pouvons modifier notre Politique de temps à autre. Les modifications seront publiées sur le site Web de Reflector, accompagnées d’un avis de changement. Les modifications envisagées entreront en vigueur à la date prévue à l’avis de changement pertinent.
Sommaire de notre politique interne de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels
Reflector s’engage à protéger vos renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie, conformément à ses pratiques en matière de protection des renseignements personnels et conformément aux exigences contenues dans les lois applicables.
Pour ce faire, en plus de notre politique de confidentialité, Reflector s’est dotée d’une politique interne de gouvernance relativement aux renseignements personnels laquelle a pour objet d’énoncer les principes encadrant la protection des renseignements personnels dans le cadre de ses opérations.
Les objectifs de notre politique interne de gouvernance sont :
-
- assurer un traitement adéquat, sécuritaire, conforme et transparent de vos renseignements personnels;
- établir les lignes directrices entourant le traitement des renseignements personnels par Reflector tout au long de leur cycle de vie; et
- définir les rôles et responsabilités du responsable de la protection des renseignements personnels et ceux de notre personnel.
1. Rôles et responsabilités
Puisque le respect de vos renseignements personnels est l’affaire de tous au sein de Reflector, notre responsable de la protection des renseignements personnels est soutenu par une équipe sensibilisée à la protection des renseignements personnels de même qu’aux droits des personnes concernées.
Chaque membre de notre personnel a un rôle à jouer afin que nous puissions agir conformément à notre programme de protection des renseignements personnels. D’ailleurs, chaque membre de notre personnel est appelé à :
-
- adresser au responsable de la protection des renseignements personnels toute question ou tout commentaire sur la manière dont nous traitons ou devrions traiter vos renseignements personnels;
- participer à des activités de formation et de sensibilisation sur l’importance que nous accordons à la protection des renseignements personnels.
2. Principes directeurs en matière de gouvernance
Reflector reconnaît l’importance de la protection, de la confidentialité et de la sécurité des renseignements personnels qu’elle traite dans le cours de ses activités et de l’importance de sensibiliser son personnel et ses partenaires à ce sujet.
Reflector a préparé des lignes directrices en matière de bonnes pratiques et de pratiques interdites concernant la manière dont nous pouvons traiter vos renseignements personnels, par exemple :
-
- Nous déterminons les finalités et les objectifs poursuivis avant de recueillir vos renseignements personnels. Par la suite, vos renseignements personnels ne sont utilisés que conformément à ces finalités et objectifs;
- Nous cherchons à recueillir que le strict minimum afin d’atteindre les finalités identifiées;
- Nous nous efforçons d’obtenir votre consentement au moment de recueillir vos renseignements personnels, et, lorsqu’il s’agit de renseignements personnels sensibles, nous cherchons à obtenir votre consentement de manière expresse;
- Nous affichons notre politique de confidentialité de manière claire et visible lorsque nous recueillons vos renseignements personnels par le biais d’un moyen technologique;
- Nous nous assurons que nos produits ou services technologiques dotés de paramètres de confidentialité offrent par défaut le niveau de confidentialité le plus élevé, sans qu’aucune intervention de votre part ne soit requise;
- Nous n’utilisons pas de technologies qui permettent l’identification, la localisation ou le profilage sans avoir à divulguer cette pratique et vous avoir informé comment activer de telles fonctionnalités;
- Nous procédons à des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée lorsque requis par la loi, et lorsque nous considérons que le traitement de vos renseignements personnels comporte des risques pour votre vie privée;
- Dans la mesure du possible, nous limitons l’accès à vos renseignements personnels uniquement aux membres de notre personnel et à nos fournisseurs de services qui ont besoin d’avoir accès à ceux-ci dans le cadre de nos opérations;
- Nous ne communiquons pas vos renseignements personnels à des tiers sans avoir votre consentement, sauf lorsque permis par la loi.
3. Incident de confidentialité
Reflector a mis en place un processus afin de répondre et de traiter les incidents de confidentialité.
En vertu de ce processus, Reflector doit prendre des mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice sérieux et revoir ses pratiques afin de prévenir de nouveaux incidents de confidentialité de même nature.
Reflector documente tous les incidents de confidentialité dans son registre des incidents de confidentialité et adaptera son programme de protection des renseignements personnels au besoin, suivant un incident de confidentialité.
DIVERTISSEMENT REFLECTOR
1100 Av. des Canadiens-de-Montréal #150
Montréal, QC H3B 0E3
Canada